Was das elektronische Urkundenarchiv erfordert
Notariate sind verpflichtet, Urkunden digital zu erfassen, qualifiziert elektronisch zu signieren und dauerhaft zu archivieren. Das erfordert aufeinander abgestimmte Komponenten: geeigneten Scanner, Kartenleser für die Signaturkarte, Archivsoftware und eine gesicherte IT-Infrastruktur.
- ✓Dokumentenscanner mit ausreichender Auflösung und Farbraum
- ✓Kartenleser und Software für die qualifizierte elektronische Signatur
- ✓Langzeitarchivierungssoftware konform mit den Vorgaben der Bundesnotarkammer
- ✓Sichere Datenspeicherung mit Backup und Zugriffskontrolle
- ✓Netzwerkanbindung für den Datenaustausch mit der Bundesnotarkammer
Wie wir die Archivierung einrichten und Fehler beheben
Wir prüfen Ihre bestehende IT auf Kompatibilität, beschaffen und konfigurieren fehlende Komponenten und stellen sicher, dass die Archivierung den Anforderungen der Bundesnotarkammer entspricht.
- ✓Bestandsaufnahme der vorhandenen IT
- ✓Beschaffung und Einrichtung kompatibler Scanner und Kartenleser
- ✓Installation und Konfiguration der Archivsoftware
- ✓Einrichtung automatischer Backups der Archivdaten
- ✓Schulung der Mitarbeiter für den täglichen Betrieb
Die häufigsten Probleme im laufenden Betrieb: Signaturkarte nicht erkannt, Scanner-Treiber nach Windows-Update defekt, Archivdaten auf falschem Speicherpfad.
Typische Szenarien
Archiv neu einrichten
Notariat startet die digitale Archivierung. Wir planen Hardware, konfigurieren Software und schulen das Team.
Signaturkarte nicht erkannt
Die Signaturkarte wird vom System nicht erkannt. Wir prüfen Treiber, Middleware und Kartenleser-Konfiguration.
Scanner nach Update defekt
Nach einem Windows-Update scannt das Gerät nicht mehr korrekt. Wir reparieren den Treiber oder tauschen das Gerät aus.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die Archivierungspflicht?
Die Pflicht zur Führung eines elektronischen Urkundenarchivs gilt seit dem 1. Januar 2022 für alle Notariate in Deutschland.
Welche Software ist zugelassen?
Die Bundesnotarkammer gibt technische Anforderungen vor. Wir kennen die aktuellen Vorgaben und richten nur konforme Lösungen ein.
Was passiert, wenn das Archiv nicht läuft?
Gescannte Urkunden können nicht rechtsgültig archiviert werden. Das ist ein Compliance-Risiko. Wir beheben Störungen vorrangig.